La era digital del cumplimiento del DOT ya está aquí

Una de las mejores maneras de prepararse para un 2022 exitoso (y más allá) es adoptar un sistema digital de reclutamiento, selección y cumplimiento. Los expertos de Foley Carrier Services tienen algunos consejos.

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Los últimos años sin duda han traído una buena cantidad de desafíos a la industria del transporte. Superamos una pandemia, asumimos nuevos requisitos reglamentarios y lidiamos con una creciente escasez de conductores.

Decir que no ha sido fácil parece quedarse corto.

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Y aunque no podemos decir con certeza lo que traerá el futuro, creo que hay motivos para la esperanza a medida que ingresamos en 2022. También hay pasos que podemos tomar para nosotros y nuestros negocios, para asegurarnos de aprovechar al máximo estos próximos 12 meses.

A medida que analizamos estos últimos años, así como los cambios en la industria que vemos en el horizonte, creemos que una de las mejores maneras de prepararse para un 2022 exitoso (y más allá) es adoptar un  sistema digital de reclutamiento, selección y cumplimiento .

Este es el por qué:

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1.) Nuestra fuerza laboral es más transitoria que nunca. El trabajo remoto se ha generalizado en los últimos años, en lo que probablemente se convierta en un cambio permanente para muchas empresas. Puede tener empleados en la oficina, trabajando en casa, en la carretera, o pueden dividir su tiempo entre unos pocos lugares. Esto ha hecho que la confianza en las tecnologías digitales sea aún más imperativa. Necesitamos herramientas sencillas no solo para mantenernos en contacto, sino también para acceder y almacenar documentos importantes de la empresa desde múltiples ubicaciones.

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2.) El gobierno federal ahora lo espera. Cuando el DOT tomó la decisión de empezar a experimentar con  fuera del sitio, lo hicieron con la creencia de que la mayoría de los autotransportistas ya estaban administrando su documentación de cumplimiento de manera digital, y que sería sencillo para ellos cargar los archivos del conductor, los resultados de las pruebas de drogas y alcohol y otra documentación rápidamente a pedido. Como muchos de ustedes probablemente se puedan identificar, ese no fue el caso. Los transportistas no solo han tenido que esforzarse para ubicar, escanear y cargar todo lo que se solicita, sino que a muchos no se les notifica con suficiente antelación para abordar los documentos faltantes o los problemas de incumplimiento antes de la fecha límite.

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3.) Le da una ventaja competitiva al contratar. Las personas recurren cada vez más a la tecnología cuando llega el momento de buscar y solicitar un nuevo trabajo, y esto incluye a los conductores que intenta contratar para su empresa. En Foley, hemos descubierto que las empresas ven un aumento significativo en la cantidad de solicitudes de empleo que reciben una vez que adoptan un software fácil de usar.  aplicación digital . Si la aplicación también cumple con DOT, estarán aún más adelantados en el juego, ya que proporciona toda la información necesaria para ejecutar las pantallas de antecedentes requeridas del nuevo conductor, crear su archivo de conductor y programar su prueba de drogas previa al empleo. Cuanto más rápido pueda poner a los conductores al volante, más exitoso será su motor de reclutamiento y contratación.  

Por último, pero quizás aún más importante, es que simplifica y mejora su cumplimiento. Los expertos están de acuerdo en que la gran mayoría de las violaciones de cumplimiento son  causado por el mantenimiento inadecuado de registros , algo con lo que vemos que los transportistas luchan cada vez más a medida que crece el número de conductores. Un sistema electrónico automatizado que le avise cuando es necesario actualizar los documentos o cuando un archivo está incompleto, lo ayudará a protegerse de simples (pero costosos) errores de cumplimiento. También puede reducir a casi la mitad la cantidad de tiempo que su empresa dedica a la gestión del cumplimiento.

A medida que miramos hacia 2022, el gran tema parece ser este: mayor seguridad vial. A medida que la FMCSA y la CVSA trabajan juntas aún más de cerca para garantizar el cumplimiento del conductor y el transportista, nunca ha habido un mejor momento para auditar y reevaluar sus propios procesos de seguridad y cumplimiento. Al hacerlo, y al cambiar a un sistema digital ahora, se estará preparando para un futuro exitoso.

Con décadas de experiencia en el cumplimiento del DOT, Foley ha creado una plataforma electrónica que consolida todos sus procesos de contratación, selección y cumplimiento en una solución segura y fácil de usar.

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¿Y la mejor parte? Está respaldado por el soporte y la experiencia de nuestro equipo de cumplimiento para garantizar que, independientemente de los cambios normativos que surjan a continuación , tendrá el soporte personalizado para superarlo con facilidad.  Clic aquí para saber más.

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Fuente: Propietario de flota